Структура и органы управления образовательной организацией
Российский Экономический Университет им. Плеханова
– ведущее экономическое высшее учебное заведение Российской Федерации, по количеству специализаций на направлении «Экономика» является крупнейшим в стране. Обучение в РЭУ проходит в Москве и 22 филиалах, расположенных в городах Российской Федерации и за рубежом.
Университет постоянно развивается, например, включен в программу грантов Правительства РФ «Приоритет 2030», по которой предусмотрена программа развития университета как площадки по содействию инновационному технологическому предпринимательству.
«Реализация стратегии развития университета, представленная для участия в программе «Приоритет 2030», направлена на самую масштабную трансформацию в истории РЭУ – стать аналогом института развития по содействию инновационному технологическому предпринимательству в соответствии с фронтальной стратегией Правительства», — отметил ректор Иван Лобанов.
Этапы внедрения
Процесс занял 4 месяца: с декабря 2020 г. по март 2021 г.
- Подготовка серверной части (установка и настройка системы).
- Анализ бизнес-процессов организации, выделение ключевых ролей документооборота.
- Создание пользователей в системе, наделение правами.
- Запуск тестовых документов и маршрутов, обучение сотрудников на примерах работы с документами (1-2 раза в неделю).
- Перевод в опытно-промышленную и промышленную эксплуатацию.
На сайте университета опубликован Приказ о вводе системы в опытно-промышленную эксплуатацию
с четким планом и определением ответственных.
Особенности внедрения и обучения сотрудников
В ходе проекта пересоздали все бизнес-процессы, ранее разработанные в рамках прежней системы, а также добавили новые регламенты (закупки, пропуски, договоры и ряд внутренних документов – всего порядка 30 регламентов).
Обучение проходило в несколько этапов, по разным видам документов. Для обучения создали руководства со скриншотами и описанием последовательности действий, записали видеокурс, в который вошли записи экрана в процессе обучения. Все материалы по работе в системе, инструкции и обучающие видеоматериалы доступны для пользователей на портале Университета.
https://youtube.com/watch?v=JpOkS2SRNjc%3Frel%3D0
Очень сильно помогла воля руководства по переходу на Directum. У команды внедрения практически был «зелёный свет» даже на изменения бизнес-процессов организации, исходя из логики движения документов. Пользователи довольно быстро смогли вовлечься в процесс, например, стали автоматизировать рутинные задачи с помощью «личных» регламентов.
Приказ о вводе системы в опытно-промышленную эксплуатацию
Из сложностей проекта можно назвать привычку к прежней СЭД и непонимание частью сотрудников того, как работать в системе. Но количество удобств (в том числе работа в веб-версии из дома, с мобильного телефона в Jazz) в конечном итоге перевесило.
Не оправдались ожидания в отношении поиска по номеру документа, если его номер состоит из индекса и номера. Например, нужно найти «мн-9/342». По номеру 342 не выдаёт совпадений. Приходится сначала искать мн-9 а в результатах уже номер. Также сейчас нет возможности присваивать разные права на версии одного и того же документа (так было принято в отделе кадров организации).
Как выглядит в системе создание исходящего письма из задачи по входящему письму
Согласование заявки на закупку
Предыстория проекта
До внедрения Directum RX в РЭУ им. Плеханова использовали систему электронного документооборота «Дело». Но за 12 лет эксплуатации система устарела и обросла неудобными для пользователей решениями. Много действий приходилось выполнять вручную. К моменту принятия решения о выборе системы руководство университета уже было знакомо с системой Directum благодаря внедрению в Государственном университете управления. Еще одним аргументом стало наличие у Directum RX мобильного предложения.
Цели и задачи:
- упростить документооборот в Университете;
- ускорить процессы создания, согласования и подписания документов.
Помимо руководства Университета, бизнес-заказчиками проекта выступили Департамент информационных технологий и канцелярия.
Планы по дальнейшему развитию
Работаем над полноценным внедрением модуля Договоры: не готовы регламенты и шаблоны договоров, а также невозможно без подписки проверять контрагентов по ОГРН.
Команда проекта
- Абрамов Виталий Владимирович
– директор департамента информационных технологий — наш идейный вдохновитель. - Симохина Жанна Евгеньевна
– Заведующий канцелярией. Совместно грамотно описали все бизнес-процессы, журналы регистрации, ключевые роли в документообороте организации. А также благодарны за продвижение идеи более быстрого и удобного документооборота на базе DirectumRX. - Капнинский Павел Юрьевич
– заместитель начальника управления по информатизации – руководитель проекта по внедрению системы. - Буданов Сергей Александрович
– ведущий специалист отдела сопровождения информационных систем – администратор системы, сейчас поддержка пользователей и актуализация системы. - Замятин Владимир Вячеславович
– системный администратор — подготовка серверов, развертывание системы и обновления системы.
Используемые решения
- модули Делопроизводство, Договоры, Совещания;
- мобильные решения Jazz, Solo.
Результаты проекта
- Система Directum RX успешно функционирует в организации на протяжении 1 года. Старая система была выведена из эксплуатации и работает как архив документов.
- Ускорился процесс согласования документов, подписи, оптимизировали работу документоведов. Ожидания по скорости хождения и согласования документов полностью оправдались.
- Оцифрованы 30 процессов.
Активность использования Directum RX
Каждый день в системе работает одновременно 250-270 сотрудников. Среднее количество созданных и проведенных документов в месяц составляет:
• внутренних документов: 5000
• приказов и распоряжений: 3000
• входящих документов: 1300
• исходящих документов: 450
Об авторе заявки
Передо мной была поставлена цель – в сжатые сроки максимально полно внедрить документооборот в организацию, сгладив острые углы, что, на мой взгляд, было выполнено в полном объеме.
Благодарен случаю поучаствовать во внедрении больших систем, это был мой первый опыт. Ранее работал системным администратором, государственным служащим, руководителем среднего звена в департаменте информационных технологий.